Langlopend partnership als toonbeeld van integrale facilitaire services

SBM Offshore maakt al jarenlang gebruik van een verregaande vorm van integraal facilitair management. Dat creëert de mogelijkheid om optimaal in te spelen op veranderingen en geeft de onderneming alle ruimte om te focussen op de core business.

"Het is eigenlijk een soort huwelijk. Je moet in het begin een beetje aan elkaar wennen en op zoek gaan naar de passende oplossingen. Maar je raakt met elkaar verweven en weet dan steeds met nieuwe uitdagingen om te gaan." Dat zegt Margarethe Reijke, facility manager bij SBM Offshore, over de langlopende samenwerking met Facilicom Solutions. Reijke is verantwoordelijk voor de facilitaire diensten in de drie Nederlandse kantoren van de specialist in ‘floating production storage and offloading systems’ voor olie- en gaswinning op zee.

"Tussen 2014 en 2015 is er binnen SBM Offshore heel veel veranderd en is uiteindelijk besloten om afscheid te nemen van ons facilitaire team. Het integraal facility management is vervolgens extern ondergebracht", blikt Reijke terug. Alleen demand management en real estate zijn nog intern belegd.

De facilitaire zaken in Nederland heeft SBM Offshore in 2015 vrijwel compleet uitbesteed aan Facilicom Solutions. "We hadden een team met onder andere handymen, receptionisten, een assistent facilitair manager en een projectmanager en deden zaken met zo'n tweehonderd leveranciers. We hebben een hoge knip gemaakt en een vol pakket aan diensten ingevuld via Facilicom Solutions."

Voor beveiliging, receptie, catering, schoonmaak en technisch onderhoud komen nu medewerkers van Facilicom bij de kantoren van SBM Offshore over de vloer, vertelt Mark Elbers, die als manager services bij Facilicom Solutions leiding geeft aan het facilitaire team dat aan de slag is bij SBM Offshore. "Daarnaast heeft Facilicom Solutions Management & Advies diverse huisvestingsprojecten opgepakt en zorgt Facilicom Solutions Energiemanagement ervoor dat de kantoren van SBM Offshore vóór 2023 het verplichte energielabel C hebben." Technici van Breijer, dat onderdeel is van Facilicom Solutions, zorgen voor diverse onderhouds- en bouwwerkzaamheden. Bovendien maakte SBM Offshore recent gebruik van de circulaire scan van Facilicom Solutions.

Meebewegen

De Nederlandse kantoren van SBM Offshore, een onderneming met zo'n zevenduizend medewerkers die over de hele wereld werken, staan in Schiedam en Amsterdam. Samen met Facilicom Solutions heeft SBM Offshore in 2015 het nieuwe kantoor bij Schiphol opgestart. Door een sterke groei waren er ook nieuwe oplossingen in Schiedam nodig. Op de locatie aan de Karel Doormanlaan is een extra gebouw met een hedendaags bedrijfsrestaurant in gebruik genomen en zijn vernieuwingen in het bestaande pand gerealiseerd.

We hebben in korte tijd heel veel neergezet

De totale vloeroppervlakte van de Nederlandse kantoren van SBM Offshore zijn in de afgelopen jaren gegroeid van zo'n 5.000 naar ruim 11.000 m2. Reijke: "We hebben in korte tijd heel veel neergezet, niet alleen op bouwkundig terrein. De impact van de groei op onze organisatie is ook enorm. We werken nu bijvoorbeeld met meer medewerkers bij de receptie en in het servicecentrum."

"Doordat het facilitaire bedrijf compleet is uitbesteed, heeft de organisatie alle ruimte om in deze periode van groei te focussen op de core business", ziet Elbers. "Tegelijkertijd is het belangrijk om als partners steeds met elkaar mee te bewegen. Wij kunnen met een relatief klein team elke dag een goede dienstverlening neerzetten. Bijvoorbeeld doordat de receptie de servicedesk ondersteunt en de handyman bijspringt bij schoonmaak. SBM Offshore toont zich daarbij ook flexibel, door ons voldoende tijd te geven voor een zorgvuldige op- en afschaling."

Bijzonder partnership

"Je raakt vergroeid met elkaar: je doet zo veel projecten samen, je weet precies wat je aan elkaar hebt en hoe je gezamenlijk tot de beste resultaten komt", zegt Reijke over de nauwe samenwerking tussen SBM Offshore en Facilicom Solutions. "We zijn ook echt een partnershiprelatie aangegaan, want we hebben allebei hetzelfde doel: een tevreden interne klant. Daarvoor moeten we de kwaliteit op orde houden en de mensen op de juiste plek hebben. Daar hebben we nu een heel goed team voor, waar we trots op zijn."

We zijn ook echt een partnershiprelatie aangegaan

"Het is heel bijzonder dat een organisatie het facilitair bedrijf durft over te laten aan een externe partij die een grote mate van verantwoordelijkheid, vertrouwen en vrijheid krijgt om samen te werken aan een inspirerende leefomgeving", zegt Elbers. "Het is voor veel organisaties een uitdaging om naast bijvoorbeeld de catering, schoonmaak en/of beveiliging ook andere facilitaire zaken los te laten."

Hoe is dat hier gelukt? Dankzij de intensieve samenwerking, denkt Elbers. "We zitten letterlijk iedere dag bij elkaar om tafel en weten daardoor precies van elkaar waar we mee bezig zijn. Daardoor hebben we veel wederzijds vertrouwen en respect opgebouwd." Reijke vult aan: "Binnen ons team zijn we collega's van elkaar, het maakt niet uit voor welke onderneming we werken. We overleggen de hele dag door: hoe doe jij dit, wat vind jij hiervan? Als het nodig is, nemen we zelfs elkaars plek over. Bijvoorbeeld als er een besluit moet worden genomen of personeel moet worden aangestuurd. We zijn allemaal even betrokken bij het proces en streven hetzelfde doel na."

Communicatie is hierbij een kritische succesfactor, vindt Reijke. "Het gaat erom eerlijk en open te zijn, en het gesprek te blijven voeren. We weten van elkaar wat de doelstellingen zijn en wat we van elkaar verwachten. Dan kunnen we ook wederzijds begrip hebben voor elkaars situatie én optimaal gebruik maken van elkaars expertise en specialismen. Ik heb bijvoorbeeld meer connecties met de interne klanten en Facilicom weet meer over services. Als je die perspectieven aan elkaar past dan kan je een optimale dienstverlening neerzetten."

Voorbeeld van IFM

Facilicom Solutions heeft een jarenlange staat van dienst als facility management partner die soft services en hard services op operationeel én managementniveau integreert. Bij deze integrale facilitaire dienstverlening voert de opdrachtgever de eindregie en verzorgt Facilicom Solutions het management en de uitvoering van services en technische zaken op een integrale en slimme manier. De langlopende samenwerking met SBM Offshore is een goed voorbeeld van de kracht van deze unieke aanpak.

"SBM Offshore heeft de verantwoordelijkheid op een hoog niveau ondergebracht bij Facilicom Solutions. Daardoor krijgen wij alle vertrouwen om de maximale dienstverlening te realiseren en wordt onze expertise optimaal benut", vertelt Elbers. "De verschillende diensten zijn op elkaar ingespeeld, denken proactief mee en vinden innovatieve oplossingen."

We hebben ook een enorme efficiencyslag gemaakt

"We hebben ook een enorme efficiencyslag gemaakt", signaleert Reijke. "Denk alleen al aan de administratieve lasten van de tweehonderd leveranciers die er eerder waren. Nu komt er voor facilitaire activiteiten nog maar één factuur binnen."

Basis voor de toekomst

Een flexibele instelling en een integrale dienstverlening die het mogelijk maken om snel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Een intensieve samenwerking op operationeel, tactisch en strategisch niveau, die zich kenmerkt door wederzijds vertrouwen en een langetermijnvisie op de doelstellingen van de onderneming. Dat zijn de uitgangspunten van het partnership dat SBM Offshore en Facilicom Solutions de laatste jaren hebben opgebouwd. Een ideale basis voor de toekomst, vindt Reijke. De samenwerking klopt in de basis gewoon helemaal. Dat geeft alle vertrouwen voor de toekomst.