Monitoringsysteem "bewaakt" Gerechtsgebouw Breda

23 april 2018

Outputspecificatie, monitoringeisen, vaststellingsprocedure, verificatie, proeffactuur, testdocumentatie, validatie en EDP-audit. Een reeks aan onderwerpen die noodzakelijk zijn om een betrouwbaar monitoringsysteem op te leveren. Het monitoringsysteem met bijhorende procesafspraken gaat tijdens de komende 30 jaar exploitatie van het gerechtsgebouw in Breda de beschikbaarheid en prestaties van de DBFMO-overeenkomst tussen Rijksvastgoedbedrijf en het consortium InBalans bewaken. InBalans is een consortium van Volkerwessels en Facilicom.

Implementatiefase
In opdracht van PPS Facilicom Solutions is de adviesgroep Implementatiemanagement vanuit Management & Advies in november 2016 gevraagd om het monitoringsysteem van InBalans te implementeren. Na vele afstemmingsmomenten met de drie gebruikersorganisaties van het gerechtsgebouw (Rechtbank Zeeland-West-Brabant, Openbaar Ministerie en Raad voor de Kinderbescherming) is door Rijksvastgoedbedrijf het monitoringsplan vastgesteld, die de leidraad vormde voor de realisatie van het monitoringsysteem.

Realisatiefase
In samenwerking met Axxerion is in juni 2017 gestart met de realisatie van het monitoringsysteem. Dit Axxerion is een Facility Management Informatie Systeem, waarin alle eisen voor het meten van de beschikbaarheid en prestaties opgenomen zijn in een betalingsmechanisme met kortingsberekening. Het monitoringsysteem dient ertoe input te leveren voor de opbouw van de rechtmatige factuur aan Rijksvastgoedbedrijf.

Testfase
Het belang van de juistheid, tijdigheid en betrouwbaarheid van het monitoringsysteem maakt dat testen, valideren en het behalen van de overeengekomen EDP-audit één van de eisen is voor het behalen van het voltooiingscertificaat voor InBalans. Om ervoor te zorgen dat de RE auditor  van ControlSolutions zijn werk in volledigheid kon doen, was er een uitgebreide testfase opgenomen binnen het implementatietraject, zodat er een volwaardig auditdossier opgeleverd kon worden. Tijdens deze fase heeft Ventus Test Professionals het implementatieteam ondersteund bij de acceptatie en de audit met advies en uitvoering.

Mapiq is gekoppeld aan het monitoringsysteem om reserveringen en meldingen onder andere via een smartphone te maken. Mapiq was daarom betrokken bij het testen, omdat ook deze data juist en tijdig in het monitoringsysteem geregistreerd moet worden.

Het gebouwbeheersysteem van het gerechtsgebouw is ook gekoppeld aan het monitoringsysteem voor het registreren van gebouw kritische meldingen. Daarom heeft het implementatieteam in samenwerking met Numan & Kant gezorgd voor het valideren en vastleggen van de juiste werking van de koppeling met het gebouwbeheersysteem.

Natuurlijk heeft het implementatieteam ook vroegtijdig aansluiting gezocht met de afdeling Functioneel beheer van Facilicom Solutions om de inrichting van het monitoringsysteem intern goed af te stemmen. Het testen van het volledige systeemlandschap heeft gezorgd voor optimale afstemming tussen de systemen en zekerheid over de geëiste werking van het monitoringsysteem.

EDP-audit
Op 30 maart kreeg het implementatieteam het verlossende bericht te horen. De EDP-audit is succesvol doorlopen en het monitoringsysteem voldoet aan alle onderdelen van het vastgestelde normenkader. Naast het gebouw en alle voorzieningen kwam ook het monitoringsysteem zoals gepland klaar vóór de contractuele beschikbaarheid datum. Het tekenen van het beschikbaarheidscertificaat gebeurde op 3 april met een gepaste viering in het nieuwe gerechtsgebouw in Breda.